MESSESTAND-RATGEBER · CHECKLISTE
Messestand-Checkliste
nichts vergessen
Von der Anmeldung drei Monate vorher bis zum Follow-up nach der Messe — die vollständige Checkliste nach Zeitphasen, damit du weißt, was wann erledigt sein muss. Für Erstaussteller und Profis.
Komplette Checkliste auch als PDF zum Abhaken
Marken, die auf uns vertrauen
Deine Messe in fünf Phasen
Ein gelungener Messeauftritt entscheidet sich lange vor dem ersten Messetag. Wer Standfläche, System, Druck und Logistik früh plant, spart Geld (kein Express-Zuschlag) und Nerven. Diese Checkliste gliedert alles nach Zeitphasen — von der Anmeldung drei Monate vorher bis zum Follow-up danach.
Arbeite die Phasen von oben nach unten ab. Die meisten Pannen sind keine großen Dinge, sondern Kleinigkeiten: ein vergessenes Verlängerungskabel, fehlendes Klebeband, zu wenige Give-aways. Genau die fängt eine gute Checkliste ab. Alles auch als PDF zum Ausdrucken und Abhaken.
Zuletzt aktualisiert am 3. Juli 2026 · von Mike Harder, Messe-Experte
5 Phasen
von Planung bis Follow-up
3+ Monate
empfohlener Vorlauf
Countdown zur Messe
Was wann erledigt sein muss
Fünf Phasen von der Anmeldung bis nach der Messe. Fahr über eine Phase, um sie hervorzuheben — die Details zu jeder Phase findest du direkt darunter.
Richtwerte für regionale bis mittelgroße Fachmessen — bei Leitmessen früher starten.
Die vollständige Checkliste
Alles nach Zeitphasen — damit nichts fehlt
Diese Checkliste basiert auf über 10.000 Messeauftritten, die wir mit unseren Kunden begleitet haben. Arbeite die Phasen der Reihe nach ab.
3 Monate vorher — Planung & Anmeldung
- Standfläche beim Veranstalter buchen (Fristen oft 4–6 Monate vorher!)
- Standposition auswählen (Ecke, Reihe, Gangbreite prüfen)
- Budget festlegen: Stand, Druck, Transport, Personal, Übernachtung, Strom
- Messethema und Hauptbotschaft definieren — was soll der Besucher in 3 Sekunden verstehen?
- Standgröße und Layout skizzieren (Grundriss 1:50)
- Standsystem auswählen (Textil, Pop-Up, modular) und bestellen — Vorlaufzeit 2–4 Wochen
- Druckdaten beauftragen oder selbst gestalten
- Strom- und Wasseranschluss beim Veranstalter anmelden (kostenpflichtig)
- Standbau-Service anfragen, falls kein Aufbau in Eigenregie
4 Wochen vorher — Produktion & Logistik
- Druckdaten finalisieren und übergeben (bei uns: kostenloser Daten-Check)
- Standsystem und Druck bestellen (Lieferzeit einplanen!)
- Transport organisieren: Pkw, Transporter oder Spedition
- Hotel für Standpersonal buchen
- Standpersonal einteilen und briefen — wer baut auf, wer ist wann am Stand?
- Produktmuster, Kataloge, Flyer, Visitenkarten nachbestellen
- Technik prüfen: Laptop, Tablet, Kasse, Beamer, Verlängerungskabel
- Badges für alle Stand-Mitarbeiter beantragen (Aussteller-Portal)
- Notfall-Ausrüstung packen: Klebeband, Ersatzbirnen, Kabelbinder, Werkzeug
1 Woche vorher — Briefing & Feinschliff
- Packliste erstellen: Was geht in welchen Koffer / Karton?
- Standmaterial auf Vollständigkeit und Schäden prüfen
- Testaufbau zuhause oder im Büro — Ablauf kennen
- Personal-Briefing: Kernbotschaft, Gesprächsführung, Leaderfassung
- CRM oder Kontaktformular für Messekontakte vorbereiten
- Social-Media-Posts planen (Ankündigung, Live-Foto, Nachbericht)
- Anfahrt, Parkplatz und Anlieferung prüfen (Öffnungszeiten Aufbau!)
- Geländeplan studieren: Wo sind Konkurrenten, wo Frequenzbringer?
- Notfallnummer des Veranstalters und Beratungshotline speichern
Am Messetag — Aufbau, Betrieb, Abbau
- Anlieferungszeitfenster einhalten — Stau und Wartezeiten einplanen
- Stromanschluss aktivieren lassen (oft extra Techniker nötig)
- Aufbau in Reihenfolge: Konstruktion → Teppich → Grafik → Möbel → Technik
- 30 Minuten Puffer: Grafik richten, Oberflächen reinigen, Kabel verstecken
- Foto des fertigen Stands (Social Media + Doku)
- Kontakterfassung bereit: Formular, CRM oder Visitenkarten-Box mit Trenner
- Abbau in Reihenfolge: erst Technik, dann Möbel, dann Konstruktion
- Standfläche sauber übergeben (oft Pflicht — sonst Extrakosten)
Nach der Messe — Follow-up
- Leads noch am Abreisetag sichern und ins CRM synchronisieren
- Follow-up-Mails innerhalb von 3–5 Werktagen versenden (solange die Erinnerung frisch ist)
- Heiße Kontakte priorisieren und persönlich nachfassen
- Auswertung: Kosten pro Lead, Gespräche, Abschlüsse festhalten
- Standmaterial reinigen, prüfen und für die nächste Messe einlagern
- Rechnungen des Veranstalters (Strom, Reinigung, Nachmeldungen) prüfen
Was erfahrene Aussteller nie vergessen
Die 10-Minuten-Regel vor der Öffnung
Stell dich 10 Minuten vor Öffnung an deinen Stand und sieh ihn mit den Augen eines vorbeilaufenden Besuchers: Was erkennt er auf den ersten Blick, was liest er aus drei Metern, ist die Arbeitsfläche aufgeräumt? Diese 10 Minuten entscheiden oft mehr über dein Ergebnis als drei Wochen Vorbereitung.
Leads täglich sichern, nicht erst danach
Ein Visitenkarten-Stapel am Messeende sagt dir nach zwei Tagen nichts mehr. Notiere direkt auf der Karte oder als Sprachmemo den wichtigsten Gesprächspunkt. Zehn Minuten Lead-Qualifizierung pro Abend ergeben nach der Messe einen klaren Follow-up-Plan statt einen anonymen Stapel.
Immer den Notfall-Koffer dabei
Was immer eingepackt gehört: doppelseitiges Klebeband für Grafik, die sich löst, Kabelbinder und eine Kabeltrommel (eine Steckdose reicht nie), schwarze Abdeckfolie für Kabel, mindestens zehn Ersatz-Kugelschreiber und Ersatzbatterien. Der Einkauf kostet 20 € und rettet dich im Ernstfall.
Grundausstattung
Alles für deinen Auftritt
Die wichtigsten Bausteine für einen kompletten Messestand — von der Rückwand über die Theke bis zum Blickfang.
EXPERTENTIPP
Mein Tipp aus vielen Messen: Geh die Checkliste eine Woche vorher durch, nicht am Vorabend. Die häufigsten Pannen sind Kleinigkeiten — vergessenes Verlängerungskabel, kein Klebeband, zu wenig Give-aways. Pack dir eine Notfall-Kiste und mach einen Testaufbau. Fehlt dir etwas Konkretes für deine Messe? Ruf mich an, ich denk mit.
Wissen & Quellen
Warum der Vorlauf über den Erfolg entscheidet
Eine Messebeteiligung ist ein Projekt mit langem Vorlauf. Der AUMA, der Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft, empfiehlt Ausstellern, die Vorbereitung als mehrstufigen Prozess über mehrere Monate zu planen — von der Zielsetzung und Standbuchung über Gestaltung und Logistik bis zur Nachbearbeitung der Kontakte [1]. Gerade die frühe Anmeldung sichert nicht nur die gewünschte Standfläche, sondern vermeidet auch teure Express-Zuschläge bei Druck und Systembestellung.
Ein Punkt, der oft unterschätzt wird, ist die Standsicherheit beim Auf- und Abbau. Für den Aufbau von Ständen und die Arbeit auf dem Messegelände gelten Sicherheitsregeln der Unfallversicherungsträger; dazu zählen die sichere Verankerung von Aufbauten, freie Fluchtwege und der richtige Umgang mit Elektrik und Lasten [2]. Wer den Aufbau realistisch plant und genug Zeitpuffer einrechnet, arbeitet nicht nur entspannter, sondern auch sicherer.
Der wichtigste Hebel bleibt aber die konsequente Nachbearbeitung: Kontakte, die nicht zeitnah nachverfolgt werden, verlieren schnell an Wert. Deshalb gehört das Follow-up genauso fest auf die Checkliste wie der Aufbau — idealerweise beginnt es schon am Stand mit einer sauberen Leaderfassung.
Quellen
- AUMA – Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft: Messebeteiligung planen und vorbereiten
- Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung: Sicherheit bei Auf- und Abbau auf Messen
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Die druckfertige Checkliste enthält alle To-dos, die auf der Seite nicht einzeln aufgeführt sind – inklusive Zeitplan-Raster, Packliste für den Auf- und Abbau und einem Nachbereitungs-Check. Exklusiv für PDF-Leser: 5 % Gutscheincode.
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